Neue Pflichtangaben für eMails

Zum 1. Januar 2007 ist das „Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft getreten. Das Gesetz verpflichtet Einzelkaufleute und Gesellschaften jeglicher Art – also auch Verlage, Redaktionsbüros und PR-Agenturen-ab sofort auch in geschäftlichen eMails und Telefaxen die nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) vorgeschriebenen Pflichtangaben aufzunehmen. „Geschäftlich“ ist dabei im weitesten Sinne zu verstehen; betroffen sind also nicht etwa nur die grundlegenden eMails wie Angebot, Auftragsannahme, Manuskriptübersendung usw., sondern wahrscheinlich auch die üblichen kurzen Abstimmungsmails oder sonstige Kontakte, sofern sie in Zusammenhang mit geschäftlichen Aktivitäten stehen.

Wer ist betroffen? Vor den neuen Regelungen in § 37a HGB sind Freiberufler wie z.B. freie Journalisten insofern betroffen, wenn sie „gewerbsmäßig“ arbeiten, zum Beispiel wenn sie im Rahmen eines Text-oder Kommunikationsbüros oder sonst mit einem Mitarbeiterstab Texte verfassen. Zum Teil wird „gewerbsmäßiges“ Schreiben auch dann angenommen, wenn ein Journalist über seine eigentliche journalistische Tätigkeit hinaus Auftragstexte anderer Art verfasst (z.B. Bedienungsanleitungen oder Texte für Werbe-oder Unternehmensbroschüren formuliert o. Ä.). Die Grenzen sind also fließend. Wer insoweit kein Risiko eingehen möchte, sollte in jedem Fall die erforderlichen Angaben fest in die eigene eMail-Kennung aufnehmen.

Welche Angaben müssen die eMails enthalten? Nach § 37a HGB müssen geschäftliche Emails ab sofort folgende Pflichtangaben enthalten:

* Die Bezeichnung der Firma einschließlich des Zusatzes (falls vorhanden) eingetragener Kaufmann bzw. des gesellschaftsrechtlichen Zusatzes (GmbH);

* der Ort der Niederlassung;

* das Registergericht und

* die Eintragungsnummer beim Handelsregister.

An dieser Aufzählung sieht man bereits, dass die gesetzliche Regelung auf freie Journalisten in der Regel nicht passt. Wenn Sie also nicht beim Handelsregister als Kaufmann oder mit einer Gesellschaft eingetragen sind, müssen Sie Ihren geschäftlichen eMails nur folgende Angaben hinzufügen:

* Ihren vollen Namen und

* Ihre volle Anschrift, einschließlich Telefon-, Telefax-und eMail-Adresse.

Sie müssen die Angaben unmittelbar in die eMail selbst aufnehmen, also z.B. unmittelbar unter die Unterschriftszeile stellen. Das Anhängen einer gesondert aufzurufenden Visitenkarte genügt nicht. Auch ein Link auf ein Impressum Ihrer eigenen Webseite dürfte den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen. Sicherheitshalber sollten Sie für alle geschäftlichen Emails die erforderlichen Grundeinstellungen (z.B. über eMailformat, Signatur) verändern.

Welche Folgen hat ein Verstoß? Ein Verstoß gegen den neuen § 37a HGB kann unter bestimmten Umständen unlauteren Wettbewerb bedeuten und deshalb – abmahnfähige! – Unterlassungsansprüche Ihrer Mitbewerber oder auch der Wettbewerbsvereine bedeuten, § 4 Nr. 11 UWG. Außerdem kann das Registergericht – wenn Sie dort als Kaufmann oder mit einer Gesellschaft eingetragen sind – Verstöße mit Zwangsgeldern ahnen.

Anke Nordemann-Schiffel, Kanzlei Boehmert & Boehmert, Berlin

Erschienen in Ausgabe 3/2007 in der Rubrik „Kurz & Bündig“ auf Seite 14 bis 14. © Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieser Seiten ist urheberrechtlich geschützt. Für Fragen zur Nutzung der Inhalte wenden Sie sich bitte direkt an die Redaktion.