Das Büro für umsonst

Die Ernüchterung kommt meist beim Kauf eines neuen PC-Systems. Nachdem eine für passend erachtete Hardware zusammengestellt wurde, muss diese noch mit Software ergänzt werden. Doch die Minimalausstattung aus Betriebssystem und Office-Programmen kostet mitunter mehr als das PC-Grundsystem. Im Folgenden sollen Programme für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, eMail, Kontaktverwaltung und Kalender vorgestellt werden, die zwar kostenlos sind, aber trotzdem alle Wünsche an professionelle Büro-Software erfüllen.

Office-Lösung geschenkt. OpenOffice ist ein Software-Paket, das alle Anwendungen enthält, die in einem Büro benötigt werden. Im Mai 2002 wurde die erste offizielle Version freigegeben, zwei Jahre, nachdem das Projekt von der Firma Sun Microsystems gegründet wurde. Sun ist einer der führenden Hersteller von Serverlösungen und z. B. Erfinder der Programmiersprache Java. Doch anders als die Eigenentwicklung Java, wurde das Office-Projekt 1999 für 73,5 Millionen Dollar von einem deutschen Softwareentwickler gekauft. Für Sun bot sich mit OpenOffice die Gelegenheit, den Mitbewerber Microsoft weltweit unter Druck zu setzen, denn OpenOffice.org ist freie Software. Das heißt, die Software kann sowohl von Privatanwendern als auch von Firmen kostenlos genutzt und eventuell auch verändert und angepasst werden. So wurde zum Beispiel in Thailand, nachdem die Regierung Linux-PCs inklusive OpenOffice an die Einwohner lieferte, der Preis für Microsoft Windows und Office auf 36 Dollar gesenkt.

In der OpenOffice-Suite sind wie bei Microsoft-Office mehrere Komponenten enthalten: „Writer“ ist das „Word“ des Projektes und deckt alle Formen der Textverarbeitung ab. Dabei werden fast alle Funktionen, die von „Word“ bekannt sind, zur Verfügung gestellt. Die Oberfläche ist ebenfalls annähernd gleich, sodass eine Umstellung problemlos, ja nahezu unbemerkt möglich ist. „Calc“ ist das Modul für die Tabellenkalkulation und soll „Excel“ ersetzen. Auch hier finden sich alle Grundfunktionen, die eine Tabellenkalkulation benötigt. Aber auch „Impress“ kann es mit „Powerpoint“ aufnehmen. Die Office-Suite wird noch durch „Draw“, ein Vektorgrafik-Zeichenprogramm, den Editor für mathematische Formeln „Math“ und „Base“, eine Datenbank, ergänzt. Die Komponenten decken bei Standardanwendern geschätzt 99 Prozent aller benötigten Features ab, die Anwender von Microsoft Office kennen.

Offene Fenster. Anders als der Windows-Marktführer „Word“ zeigt sich OpenOffice nicht kontaktscheu. So lassen sich problemlos Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien öffnen. Um mit Kollegen „kompatibel“ zu bleiben, können aber auch neu erstellte Dateien im Word-, Excel- und Powerpoint-Format gespeichert und so mit Microsoft-Office weiter genutzt werden. Diese Speicheroption lässt sich sogar als Standard-Einstellung definieren. Außerdem besticht OpenOffice durch eine komplette Integration von Adobe PDF, das per Menüpunkt und ohne Umwege erstellt werden kann, um einen problemlosen Austausch zwischen den einzelnen Computerplattformen zu ermöglichen. Apropos Austausch: Für OpenOffice existieren mehr als 60 Lokalisierungsprojekte, es ist in mehr als 30 Sprachen verfügbar und läuft auf Windows, Apple, Linux und vielen anderen Systemen. So können zum Beispiel Verlage, die unterschiedliche Computersysteme für Redaktion, Grafiker und Softwareentwicklung einsetzen, eine einheitliche Officelösung benutzen. OpenOffice speichert seit der Version 2.0 auch im OASIS-Format, was eine zusätzliche Kompatibilität zwischen den Anwendungen unterschiedlicher Hersteller ermöglichen soll. Die Installation der Software ist denkbar einfach und läuft vollständig automatisch ab. Für Apple-Nutzer gibt es eine speziell angepasste Weiterentwicklung von OpenOffice unter dem Namen NeoOffice. Hier werden zahlreiche Mac-OS X spezifische Funktionen zusätzlich integriert, der Kern des Programms basiert jedoch auf OpenOffice.

E-mail ohne Outlook. Für viele PC-Nutzer gilt ein Grundsatz: Für professionelle eMail-Bearbeitung braucht man Outlook. Der eMail-Client ist im Office-Paket integriert und bietet neben dem Bearbeiten elektronischer Post auch noch die Möglichkeit, einen Kalender und To-do-Listen zu führen sowie seine Kontakte zu verwalten. Die Antwort aus der freien Software-Szene heißt Thunderbird und Sunbird. Thunderbird ist ein eMail-Client mit Kontaktverwaltung, Sunbird ein elektronischer Kalender mit To-do-Listen, der auch mit anderen Kalendern über das Netzwerk synchronisiert werden kann. In diese beiden Software-Lösungen von Mozilla wurden alle wichtigen internationalen Standards eingearbeitet, die den Datenaustausch mit anderer Software oder anderen Plattformen wie Apple oder Linux ermöglichen. Die Software kann kostenlos heruntergeladen werden (siehe Kasten). Die Installation läuft völlig automatisch und kann auch Adressen bzw. eMails aus einem anderen Programm übernehmen. Der Sunbird-Kalender ist auch als Add-on unter dem Namen Lightning für den eMail-Client Thunderbird erhältlich. All jene, die von Outlook gewöhnt sind, dass Kalender und eMail in einem Programm vereint sind, können sich so leichter umstellen.

Testen ohne Risiko. Weil alle vorgestellten Anwendungen kostenlos sind, fällt das finanzielle Risiko eines Tests alternativer Office-Lösungen nicht ins Gewicht. Da die Programme absolut sauber geschrieben sind, lassen sie sich auch problemlos wieder vom Rechner entfernen. Einzig und alleine, die Zeit für den Download der Software und die Installation schlägt zu Buche. Wer Interesse an kostengünstigeren Alternativen zum Marktführer hat, aber auf telefonischen Support, ein Handbuch und eine umfangreiche Bibliothek aus Bildern nicht verzichten will, kann auch auf das kommerzielle StarOffice von Sun Microsystems zurückgreifen. Die Kosten dafür betragen 79 Euro inklusive 640 Seiten starkem Handbuch, Lernprogramm, Duden Korrektor PLUS 3.5 und 59 Euro für die Version ohne Handbuch und Zusatzprogramme.

Office to go. Wer auf unterschiedlichen Rechnern zu Hause ist, kann dank immer größerer USB-Sticks mit guter Schreib-Lese-Geschwindigkeit mittlerweile nicht nur seinen Jahresbedarf an Korrespondenz mit sich herumtragen, „portableapps“ und „U3“ ermöglichen auch gleich das Office-Paket plus eMail-Programm, WWW-Browser, Skype, Virenscanner usw. auf dem Stick mitzunehmen. Die Programme mit allen Einstellungen werden dann auf jedem Rechner direkt vom USB-Stick gestartet. Vorteil: Einstellungen und Favoriten gehen nicht mehr verloren, Daten müssen nicht synchronisiert werden und bei Präsentationen hat man nicht nur die Präsentation, sondern auch das richtige Programm mit dabei. Wird der USB-Stick nach getaner Arbeit aus dem Rechner gezogen, hinterlässt dies keine Spuren von besuchten Seiten im „Verlauf“ und „Cache“ des Browsers oder geheime Passwörter, die automatisch mitgespeichert wurden. Wer die Vorteile dieser Technologie nutzen möchte, sollte auf die Kennzeichnung „U3“ beim Kauf eines USB-Sticks achten. Kosten: ab ca. 20 Euro für 2 GB Speicher. Beim U3-Stick ist eine Menge Software gleich mit an Bord. Wer Erfahrung mit der Installation von Programmen hat, kann seinen alten USB-Stick mit mindestens 512 MB auch nachrüsten. Auf portableapps.com bzw. portableapps.de kann die komplette Software fertig konfiguriert heruntergeladen werden. Eine eigene Suite mit OpenOffice, Firefox, Thunderbird, Sunbird, Skype und mehr gibt es bei portableapps.com zum Downloaden.

Erschienen in Ausgabe 11/2007 in der Rubrik „Beruf“ auf Seite 70 bis 71 Autor/en: Thomas Hofbauer. © Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieser Seiten ist urheberrechtlich geschützt. Für Fragen zur Nutzung der Inhalte wenden Sie sich bitte direkt an die Redaktion.