Wer seine Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben geltend machen will, muss sein Auto zu mehr als 50 % betrieblich nutzen. Dabei stellen sich u. a. folgende Fragen:
1. Muss ich zum Nachweis der betrieblichen Nutzung ein Fahrtenbuch führen? Nein, es reichen Aufzeichnungen.
2. Wie müssen die aussehen?
* Sie umfassen mindestens einen Zeitraum von drei Monaten.
* Die Kilometerstände am Anfang und am Ende des Aufzeichnungszeitraumes müssen festgehalten werden. Sinnvoll ist dabei der schriftliche Nachweis, z. B. durch TÜV-Berichte, Reparaturbescheinigungen oder Rechnungen.
* Es müssen nur die dienstlichen Fahrten (keine Privatfahrten) mit Datum, aufgesuchtem Ort, Grund der Fahrt und gefahrenen Kilometern festgehalten werden.
* Auch Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstelle gelten als beruflich veranlasst und zählen somit zu den Dienstfahrten.
Auf diese Weise kann das Verhältnis zwischen Dienstfahrten und insgesamt gefahrenen Kilometern während des Betrachtungszeitraumes ermittelt werden. Liegt der betriebliche Anteil über 50 %, handelt es sich um einen Dienst-Pkw, der auch im Betriebsvermögen zu führen ist. Ansonsten handelt es sich um einen Privat-Pkw, für den Kilometer- geld in Höhe von 0,30 Euro pro dienstlich gefahrenen Kilometer angesetzt werden kann.
3. Wie sind Privatfahrten beim Betriebswagen zu dokumentieren?
Falls es sich um einen Firmen-Pkw handelt, kann der privat genutzte Anteil auf folgende Weisen ermittelt werden:
* pauschal mit der 1 %-Regelung (siehe Beitrag „Die Autokosten“ in mm 8+9/2005)
* durch ein Fahrtenbuch. Letzteres ist sinnvoll, wenn der privat genutzte Anteil unter dem pauschalen Ansatz von 1 % liegt und sich der Aufwand des Fahrtenbuches finanziell lohnt.
4. Wie muss das Fahrtenbuch aussehen?
* Es muss gebunden sein (Buch); einzelne Blätter sind nicht zulässig.
* Es ist täglich zu führen.
* Der Kilometerstand am Ende jeder Fahrt und jeden Tages ist festzuhalten.
* Werkstatt- und Tankstellen- stops sind einzutragen.
* Dienstliche Fahrten sind mit genauem Ort und besuchter Firma/Person einzutragen.
* Alle Angaben müssen lesbar sein, Abkürzungen auch für Städtenamen sind nicht zulässig.
* Leicht veränderbare EDV-Aufzeichnungen (z. B. Excel-Tabellen) sind nicht zulässig.
5. Welche Gefahren birgt ein Fahrtenbuch?
* Bei rückwirkenden Aufzeichnungen können Lücken entstehen.
* Durch Vergleiche mit Reisekosten, Bewirtungen, Aufträgen usw. können versehentliche Ungereimtheiten durch das Finanzamt erkannt werden.
* Das EDV-gestützte Betriebsprüfungsprogramm „Idea“ erkennt diese Ungereimtheiten mit Leichtigkeit.
* Statistische Prüfungsmethoden (z. B. Chi-Quardrat-Test) können nachweisen, ob das Fahrtenbuch korrekt geführt wurde; so kann z. B. nachgewiesen werden, ob einige Zahlen über- oder unterproportional häufig auftauchen.
Das Führen eines Fahrtenbuches kann finanziell sinnvoll sein; in diesem Fall muss es aber auch korrekt geführt werden, da bei fehlerhaften Aufzeichnungen die Gefahr einer Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung gegeben ist.
6. Wie sind Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte zu behandeln?
Zunächst fallen sie immer unter die betrieblichen Fahrten. Sie müssen im Fahrtenbuch jedoch extra ausgewiesen werden, da sie einen Sonderfall darstellen: Falls der Pkw nicht zum Betriebsvermögen gehört, werden für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb die ersten 20 km außer Ansatz gelassen; ab dem 21. km sind 0,30 Euro je Entfernungskilometer absetzbar.
Erschienen in Ausgabe 3/2008 in der Rubrik „Tipps für Journalisten“ auf Seite 77 bis 81. © Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieser Seiten ist urheberrechtlich geschützt. Für Fragen zur Nutzung der Inhalte wenden Sie sich bitte direkt an die Redaktion.